Relaties delen ervaringen contractmanagement en VIP-keuringen

Op 19 november 2014 vond in Rotterdam de eerste van een serie VIP-ontbijtsessies plaats. Het Liftinstituut organiseert deze sessies om kennis te delen en klanten met elkaar in gesprek te brengen. Henk Hartman van Havensteder presenteerde hun nieuwe aanpak van liftcontractmanagement.
VIP-ontbijtsessie in Rotterdam

Liftbeheer krijgt veel aandacht binnen corporaties. ‘Wat doen we zelf, wat besteden we uit? Hoe prikkelen we de onderhoudsfirma om mee te denken? Moet planmatig onderhoud wel of niet in het contract? Hoe benutten we de keuringsresultaten maximaal?’ Het waren allemaal vragen die aan de orde kwamen tijdens de ontbijtsessie.

Hartman vertelde over het onderhoudscontract dat ze opstelden voor hun 385 liftinstallaties. Voor de keuringen werkt Havensteder met het Liftinstituut. Daarbij kiest de corporatie specifiek voor VIP-keuringen, “omdat de keuring onafhankelijk moet zijn en omdat de onderhoudscheck managementinfo biedt.”

Aanbestedingsprocedure met focus op kwaliteit en prijs
Havensteder paste voor het liftonderhoud geen ‘keiharde’ aanbestedingsprocedure toe, maar benaderde zes onderhoudsfirma’s voor een voorselectietraject. Hartman: “Daarbij hebben we er wel bewust voor gekozen om alleen de wat grotere partijen te benaderen. Bij de voorselectie lag de focus voor 60% op kwaliteit en voor 40% op prijs.”

“De deelnemende onderhoudsfirma’s werd, aan de hand van een fictieve onderhoudsportefeuille en een aantal praktijkcases, gevraagd hoe zij met bepaalde situaties zouden omgaan. Ook hebben zij een prijsaanbieding, aan de hand van een fictief perceel, uurloning en een totaalvervanging, gedaan.”

Zorgvuldige selectie onderhoudsfirma’s
De ‘scores’ voor de verschillende onderdelen van de selectieprocedure werden zorgvuldig tegen elkaar afgewogen. Ook was een extern lifttechnisch adviseur bij de selectie betrokken. Uiteindelijk bleven drie partijen over. De reden waarom de andere drie partijen afvielen was, aldus Hartman, vooral omdat ze “minder innovatief vermogen toonden om echt mee te denken bij het beantwoorden van de vragen aan de hand van de praktijkcases. Je merkt dat het lastig voor de branche is om niet alleen onderhoud uit te voeren en storingen te verhelpen maar om echt de opdrachtgever breed te ontzorgen, ook in de communicatie naar de gebruiker, bijvoorbeeld.”

Beheersbaar en voorspelbaar liftonderhoud
Met de overblijvende drie partijen Kone, SkyLift en ThyssenKrupp Liften is vervolgens concreet verder gepraat over de inhoud en invulling van het onderhoudscontract. “Uitgangspunt daarbij is dat de kwaliteit van het onderhoud goed en betaalbaar moet zijn en blijven, en dat we op termijn willen komen tot beheersbaar en voorspelbaar onderhoud’’, aldus Hartman.

Opvallende zaken bij de selectie
Wat Hartman opviel bij de selectie – en in de gesprekken daarna – is dat de liftenbranche behoorlijk star is. “In de CV-installatiebranche is dat heel anders. Daar stelt men zich veel flexibeler en opener op. Je kunt daar veel gemakkelijker afwijkende afspraken maken. Het was bijvoorbeeld voor ons best lastig om de partijen voor liftonderhoud met elkaar om de tafel te krijgen. Al hadden we dit vooraf wel als eis aan hen gesteld.”

“Ook het maken van gezamenlijke afspraken, bijvoorbeeld voor het onderling materialen leveren aan elkaar, verliep soms moeizaam. Maar we komen met elkaar steeds meer tot een écht partnership, waarbij zaken op het gebied van onderhoud meer en meer worden geoptimaliseerd. Voor de komende periode hebben we afgesproken om zeker drie keer per jaar bij elkaar te komen.”

Keuringen door het Liftinstituut
Iets wat bewust buiten de gemaakte onderhoudsafspraken is gebleven, is het keuren van liften. “Ondanks dat de onderhoudsfirma’s dit ook aanboden.” Havensteder ging daarbij nog een stapje vérder dan een gewone keuringsovereenkomst met een keuringsinstantie en koos ervoor om een VIP-overeenkomst af te sluiten met het Liftinstituut.

Hartman: “Dit betekent dat het Liftinstituut, naast de keuring, eveneens zorgt voor assistentie bij de keuring en onderhoudschecks uitvoert aan de liftinstallaties. Wij vinden namelijk dat een keuring waarbij de monteur van de onderhoudsfirma niet aanwezig is, de meeste ruimte biedt voor een onafhankelijk oordeel. Het Liftinstituut is voor ons de meest logische partij als het om keuringen gaat en alles wat daarbij komt kijken. We hebben al jarenlang goede ervaringen met deze organisatie en de samenwerking bevalt nog steeds uitstekend.”